SoftSync – Wichtigste Erkenntnisse
Was ist SoftSync?
SoftSync ist ein norwegisches Baujahr AI CRM- und Vertriebs-Workspace für Startups und kleine Teams, die mit Tabellenkalkulationen nicht mehr zurechtkommen, aber herkömmliche CRM-Plattformen als zu komplex empfinden. Die Lösung bezieht Kundendaten automatisch aus E-Mail-Postfächern, Kalendern, Firmenregistern und Buchhaltungssystemen und reduziert so den manuellen Dateneingabeaufwand im Vertriebsprozess erheblich.
Die Plattform vereint Kontaktmanagement, Deal-Pipelines, E-Mail-Kampagnen, Meeting-Aufzeichnung und AI angetriebene Automatisierung in einen einzigen, verbundenen Arbeitsbereich. Seine herausragende Fähigkeit ist eine agentenbasierte Architektur, die auf dem Model Context Protocol (MCP) aufbaut und externe Zugriffe ermöglicht. AI Assistenten wie Claude oder ChatGPT ermöglichen es, innerhalb des CRM-Systems unter kontrollierten Berechtigungen zu lesen, zu schreiben und Aktionen auszuführen. Für kleine Teams, die ein Produktivitätstool suchen, das ohne ständige Aktualisierungen stets auf dem neuesten Stand bleibt, bietet SoftSync eine zielgerichtete Alternative zu CRM-Software für Unternehmen.
Autopilot ist kein Chatbot. Es handelt sich um eine Automatisierungs-Engine, die in SoftSync integriert ist und im Hintergrund läuft, sobald Sie eine Aufgabe in einfacher Sprache beschreiben. Weisen Sie sie beispielsweise an, jeden Montag inaktive Deals zu markieren oder bei einem Phasenwechsel einen Follow-up-Entwurf zu erstellen – Autopilot generiert die Automatisierung automatisch. Es müssen weder Ablaufdiagramme erstellt noch Trigger konfiguriert werden, was kleinen Teams erheblich Zeit bei der Einrichtung spart.
Die Desktop-App für Mac und Windows zeichnet Anrufe und Meetings direkt vom Rechner des Nutzers auf. Es nimmt kein Bot eines Drittanbieters am Gespräch teil, wodurch die Unbehaglichkeit beseitigt wird, die viele Interessenten bei sichtbaren Aufzeichnungsgeräten empfinden. Die bearbeitbare Zusammenfassung und die Aktionspunkte werden direkt dem Kundendatensatz hinzugefügt, sodass der Kontext erhalten bleibt und kein Toolwechsel erforderlich ist.
Dies ist das Merkmal, das SoftSync von allen anderen CRM-Systemen für kleine Unternehmen auf dem Markt abhebt. Der MCP-Server ermöglicht … AI Assistenten wie z.B. ClaudeChatGPT oder Gemini verbinden sich über OAuth direkt mit dem SoftSync-Konto eines Nutzers. Der Assistent kann dann Datensätze erstellen, Deals verschieben, E-Mails versenden und Kampagnen durchführen – alles gemäß den vom Kontoinhaber festgelegten Berechtigungen. So wird das CRM von einer passiven Datenbank zu einem sofort einsatzbereiten Arbeitsbereich für Agenten.
SoftSync versendet personalisierte E-Mails direkt aus dem Posteingang des Nutzers und plant die nächste Folge-E-Mail, noch bevor die erste versendet wird. Die Sequenz stoppt automatisch, sobald ein potenzieller Kunde antwortet. Antworten werden im Kundendatensatz angezeigt, sodass Vertriebsmitarbeiter sofort wissen, wen sie für ein Telefonat priorisieren sollten. Dadurch entfällt die Notwendigkeit eines separaten E-Mail-Sequenzierungstools.
Beim Stöbern auf LinkedIn oder Unternehmenswebsites ermöglicht die Chrome-Erweiterung Vertriebsmitarbeitern, Unternehmen und deren Mitarbeiter mit nur einem Klick als CRM-Datensätze zu speichern. Die Kontaktdaten fließen ohne Kopieren und Einfügen direkt in den Arbeitsbereich, wodurch ein üblicher Reibungspunkt im Akquise-Prozess beseitigt wird.
Teams können eigene Datensatztypen erstellen, die über die Standardstrukturen für Kontakte, Unternehmen und Deals hinausgehen. Investoren, Kandidaten, Objekte und Partner können jeweils benutzerdefinierte Felder, Phasen und Ansichten haben, die miteinander verknüpft sind. Tabellen-, Pipeline- und Kalenderansichten stehen zur Verfügung und ermöglichen es, das CRM an die tatsächlichen Arbeitsweisen eines Teams anzupassen.
SoftSync-Preispläne
| Plan Name | Kosten (jährlich) | Wichtigste Einschränkungen und Merkmale |
|---|---|---|
| Pro | 29 $/Sitzplatz/Monat | Bis zu 5 Teammitglieder, 250 Datensätze pro Tabelle, 1 Postfach pro Benutzer, 1,000 Kampagnen-E-Mails pro Monat, vollständiges CRM plus AI plus API plus MCP |
| Geschäft | 58 $/Sitzplatz/Monat | Bis zu 25 Teammitglieder, 1 Million Datensätze pro Tabelle, 5 Postfächer pro Benutzer, 10,000 Kampagnen-E-Mails pro Monat, Prioritätssupport, Workspace-Berater |
| Unternehmen | Benutzerdefinierte Preisgestaltung | Benutzerdefinierte Kapazitätsgrenzen, unbegrenzte Optionen verfügbar, individuelle Integrationen, Prioritätssupport |
Warum SoftSync für Gründer und kleine Teams entwickelt wurde
Die meisten CRM-Plattformen sind für Vertriebsorganisationen mit 50 oder mehr Mitarbeitern konzipiert, mit einem Verwaltungsaufwand, den kleine Teams nicht bewältigen können.
SoftSync wurde speziell für Teams von ein bis 25 Personen entwickelt, die einen vernetzten Vertriebsarbeitsbereich ohne dedizierte CRM-Administratoren benötigen. Der Pro-Tarif ist auf fünf Teammitglieder begrenzt, und das Produkt ist so konzipiert, dass Gründer oder Einzelunternehmer Akquise, Terminvereinbarung, Gesprächsnotizen und Deal-Tracking zentral verwalten können.
Für die Beratung zur Arbeitsplatzgestaltung fallen keine Einrichtungsgebühren an, und der Onboarding-Prozess beinhaltet die Anpassung des CRM-Systems an die bestehenden Vertriebsprozesse des Teams. Dieser zielgerichtete Ansatz bedeutet weniger Zeitaufwand für die Softwarekonfiguration und mehr Zeit für den direkten Kundenkontakt.
Vor-und Nachteile
- CRM-Aktualisierungen ohne manuelle Dateneingabe.
- Kein Bot nimmt an Ihren Meetings teil.
- Der Agentic MCP-Server ist einzigartig.
- Wirklich einfach einzurichten.
- EU-Hosting mit DSGVO-Konformität.
- AI und API in jedem Tarif.
- Es ist kein kostenloses Angebot verfügbar.
- Keine native mobile App.
- Beschränkt auf kleinere Teamgrößen.
- Kein eingebauter Telefonwähler.
SoftSync-Berichte und Vertriebs-Dashboards
SoftSync Reports wandelt die bereits im CRM vorhandenen Kontakte, Unternehmen und Deals in fokussierte Dashboards um, die Antworten auf alltägliche Vertriebsfragen liefern.
Teams können offene Deals, Pipeline-Wert, Abschlussquoten und Umsatzentwicklung in einer gemeinsamen Ansicht verfolgen, ohne Daten in eine Tabellenkalkulation exportieren zu müssen. Diagramme lassen sich nach Phase, Verantwortlichem, Quelle oder Datum filtern, und jedes Segment ist anklickbar, sodass Vertriebsmitarbeiter direkt von einer Zahl zum entsprechenden Kundendatensatz gelangen können.
Vorgefertigte Vorlagen wie „Pipeline nach Phase“, „Umsatz nach Quelle“ und „Größte Kunden“ bieten einen schnellen Einstieg, während benutzerdefinierte Felder und Phasen direkt in jedes Diagramm einfließen. Für kleine Teams, die wöchentliche Vertriebsbesprechungen durchführen, sorgt dies dafür, dass die Gespräche auf aktuellen CRM-Daten basieren und nicht auf veralteten Screenshots.
Die besten SoftSync-Alternativen
| AI CRM-/Vertriebsarbeitsbereich | Botfreie Besprechungsnotizen (integriert) | Natürlicher Sprachautomatisierungsassistent (ohne Flussdiagramme) |
|---|---|---|
| Pipedrive | ❌ Erfordert Drittanbieter-Add-ons wie tl;dv | ❌ Automatisierung verwendet Trigger und Flussdiagrammgenerator |
| Attio | ❌ Der Bot nimmt über Call Intelligence am Anruf teil. | ❌ Die Automatisierung nutzt strukturierte Workflow-Trigger |
| Leute | ❌ Benötigt externe Tools wie tl;dv | ❌ Die Automatisierung verwendet vordefinierte Regelvorlagen |
| HubSpot Sales Hub | ❌ Der Notizbot tritt als sichtbarer Teilnehmer bei | ❌ Workflows erfordern eine manuelle Triggerkonfiguration |
